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Alle Jahre wieder und doch in der gewohnten Form letztmalig ist auf den 30. Juni hinzuweisen. Bis zu dieser nicht verlängerbaren (!) Frist müssen österreichische Unternehmer in den EU-Mitgliedstaaten, der Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen allfällige Vorsteuerrückerstattungsanträge für in den genannten Staaten im Jahr 2008 in Rechnung gestellt bekommene Umsatzsteuern eingereicht haben. Lediglich in Belgien besteht eine deutlich längere Frist. Dabei sind die im jeweiligen Staat vorgesehenen amtlichen Formulare (in der Regel in der jeweiligen Landessprache) zu verwenden. Den ausgefüllten Formularen sind die Originalrechnungen und eine Unternehmerbescheinigung des Betriebsfinanzamtes beizulegen. Die Bestellung eines lokalen Fiskalvertreters ist bei größeren Vorsteuererstattungen zu empfehlen. Welche Vorsteuern rückerstattet werden können, richtet sich nach den jeweiligen umsatzsteuerlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern. Beschränkungen betreffen dabei regelmäßig u.A. Verpflegungs- und Bewirtungsaufwendungen, Repräsentationskosten, PKW-Aufwendungen usw.
In Deutschland ist zu beachten, dass der Vergütungsantrag nur dann als rechtzeitig gestellt gilt, wenn er beim Bundeszentralamt für Steuern spätestens am 30. Juni 2009 eingegangen ist. Risiken für Verzögerungen am Postweg trägt hier der antragstellende Unternehmer. Wichtig ist auch, dass in Deutschland die Vergütungsanträge vom Unternehmer (d.h. vom Inhaber oder bei einer GmbH vom Geschäftsführer) eigenhändig zu unterschreiben sind, Prokuristen gelten gegenüber der deutschen Finanz nicht als vertretungsberechtigt. Auch die Unterzeichnung durch einen Bevollmächtigten (z.B. Steuerberater) ist in Deutschland nicht ausreichend.
Für ausländische Unternehmer, die in Österreich eine Vorsteuerrückerstattung beantragen wollen, ist das Finanzamt Graz-Stadt zuständig. Mit Ende 2009 tritt übrigens das bisherige Vorsteuerrückerstattungsverfahren außer Kraft. Ab 1.1.2010 werden die Erstattungsanträge für andere EU-Mitgliedsstaaten über FinanzOnline eingereicht werden können.
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